Roel Vanhaeren heeft al vele jaren als projectleider op de teller staan en getuigt over zijn functie. Hij is bosintendant van ‘Meer bos voor Vlaanderen’, een project dat getrokken wordt door vier entiteiten van de Vlaamse Overheid en de ambitie heeft om 4.000 hectare extra bos te realiseren tegen 2024.
U hebt heel wat ervaring met het managen van stakeholders. Wat moeten we ons daar precies bij voorstellen?
Ik ben projectleider geweest van diverse complexe projecten. Een voorbeeld daarvan is de realisatie van het Parkbos in Gent, een groenpool van zo’n 1.200 hectare, waar veel stakeholders bij kwamen kijken: politieke actoren, overheidsdiensten, drie lokale besturen, de landbouwsector...
Daarnaast heb ik ook intern, bij het Agentschap Natuur en Bos, heel wat projecten getrokken. Een voorbeeld is het welzijnsplan van ANB, een intern plan dat het welzijn van alle medewerkers op het werk moet garanderen. De projectaanpak werd nadien binnen de Vlaamse Overheid als good practice naar voren geschoven.
Waarom is het belangrijk om alle belanghebbenden uitvoerig te betrekken?
Complexe projecten zijn vaak ambitieuze projecten. Het behalen van de doelstellingen gaat veelal gepaard met het doorvoeren van veel veranderingen. Dat zorgt vaak voor weerstand bij verschillende partijen. Als projectleider moet je ervoor zorgen dat die weerstand niet groter en onoverkomelijk wordt tijdens de uitvoering van het project. Daarom is het belangrijk om alle stakeholders te betrekken en er een goede relatie mee te onderhouden.
Stakeholdermanagement begint bij ‘de verkenning van het werkveld’. Je moet in kaart brengen waar je weerstand kan verwachten, ook wanneer die niet publiekelijk wordt uitgesproken. Zo kan er schrik bestaan voor het onbekende, maar is het ook mogelijk dat stakeholders zich geschaad voelen in hun belangen. Daarnaast moet je goed weten wie je medestanders zijn en hoe je draagvlak kan creëren.
Een goede en transparante communicatie is daarbij zeer belangrijk bijvoorbeeld om mensen inzicht te verschaffen over het waarom en het resultaat van de gewenste veranderingen. Zo kunnen tegenstanders net medestanders worden. Draagvlak is belangrijk bij elk project omdat het de te nemen beslissingen vergemakkelijkt.
Klinkt als een complexe opdracht. Hoe begin je daar aan?
Wanneer je het werkveld met de medestanders en de te verwachten weerstand in kaart gebracht hebt, is het tijd om een projectstructuur op te zetten. Deze structuur bepaalt de aard van de stakeholderrelaties. De kern van de structuur bestaat uit de belangrijkste stakeholders. Bij ‘Meer bos voor Vlaanderen’ zijn dat bijvoorbeeld de kernentiteiten van de Vlaamse Overheid en de natuurorganisaties, die samen de bosalliantie vormen. Zij behoren enkel tot de kern omdat zij verantwoordelijkheid opnemen en zich engageren om de ambitie te realiseren. Dat kan op verschillende manieren: budget reserveren, mankracht voorzien, gronden beschikbaar stellen, expertise inbrengen... Het selectiecriterium om tot de kern te behoren is het bijdragen tot de realisatie van een project.
Wat doe je met de stakeholders die niet tot de kern behoren, maar toch belangrijk zijn bij de uitvoering van het project?
Je moet hen zeker erkennen als belanghebbenden. Ze behoren misschien niet tot de kern, maar ze kunnen een zekere rol vervullen tijdens het verloop van het project. Het is van belang om vooraf duidelijke rollen te definiëren. Stakeholdermanagement staat niet gelijk aan een praatbarak organiseren. Elke stakeholdergroep krijgt een andere rol en vereist een andere aanpak. Wanneer je hier niet goed over nadenkt, loopt het gegarandeerd mis.
Hoe ga je het best om met stakeholders die tegengestelde belangen hebben?
Ook met hen moet je een relatie proberen aangaan. Je moet regelmatig overleg organiseren, open communiceren over het project en niks onder de mat schuiven. Zo creëer je een vertrouwensband en vergroot je de kans dat de tegenstanders ook open communiceren. Daarnaast staat luisterbereidheid en respect centraal. Je komt misschien niet overeen, maar je kan wel naar elkaar luisteren en elkaars mening respecteren Bij het Parkbos hebben we bijvoorbeeld een klankbordgroep opgericht waar ook de landbouwsector onderdeel van uitmaakte. Er werd soms hevig gediscussieerd, maar ik heb hun belangen nooit geminimaliseerd en we zijn altijd respectvol met elkaar omgegaan. Als ik hen nu tegenkom, vragen ze: ‘Roel, wanneer gaan we samen eens een pintje drinken?’. Ondanks de discussies die er soms waren, blijft er niets ‘hangen’, omdat ik altijd respect en luisterbereidheid getoond heb.
Heeft u nog tips voor projectleiders die willen inzetten op een goede relatie met hun stakeholders?
Ten eerste moet je voldoende tijd nemen om het werkveld te verkennen. Dat betekent dat je moet netwerken en organisaties moet leren kennen. Anders ga je top-down te werk en dat is niet altijd de meest succesvolle weg. Leer organisaties kennen om zo te achterhalen met welke personen je vooruitgang kan boeken. Ten tweede, en dit is een heel belangrijke tip, moet je anderen laten scoren. Probeer jezelf niet op de voorgrond te zetten als projectleider. Als je iedereen regelmatig laat scoren, krijg je veel meer engagement en vertrouwen. En zo gaat het project vooruit.
Tenslotte moet je bereid zijn om een compromis te sluiten. Om compromissen te kunnen sluiten, moet er ook voldoende onderhandelingsmaterie en -marge zijn. Probeer dat bij het projectopzet al zo goed mogelijk in te calculeren. Anders loop je het gevaar voor een strikte scheiding te komen staan, bijvoorbeeld tussen natuur en landbouw. Die tweestrijd geeft je weinig onderhandelingsmarge waardoor het project vertraging dreigt op te lopen. Probeer dat te vermijden en zorg voor een situatie waar beide partijen voordeel uit kunnen halen.
